Microsoft Forms’daki Formları Taşıma
Microsoft Forms, kolay ve hızlı şekilde anket, test ve form hazırlamalarını sağlayan uygulamadır. Sınavlar, müşteri yorumları, çalışanların memnuniyet anketleri, şirket organizasyonları, ürünler ve ürünlerin geliştirilmesi gibi birçok noktada Microsoft Forms kullanılabilir. Böylelikle kullanıcılardan istenilen girdiler alınır ve alınan bu girdilerin cevapları raporlanır. İlgili yanıtlar grafiksel ya da Excel dosyası formatında görüntülenir. Sunduğu özelliklerle kullanıcılar tarafından proaktif kullanılmaktadır.
Kullanıcıların pozisyon değişiklikleri, işten ayrılma, işi başkalarına devretme veya kullanılmayan formların saklanması gibi senaryolarda önceden hazırladıkları formları da aktarmaları gerekebilir Yönetici hakları aktarımı ile devre dışı bırakılmış form sahipliğini gruplara aktarımı ve formların aktarımı ile Forms başlığı altındaki grup formları içerisinde yer alır. Grup üyesi olan kullanıcılar form ile geliştirmeler yapılabilir aynı zamanda formun yanıtları da grupların SharePoint belgelerinde yer alır.
Microsoft Forms içerindeki formları taşımak için Forms uygulaması Microsoft 365 portalında açılır. “Formlarım” başlığı altından taşınmak istenen form üzerinde “…” işaretine tıklanır ve “Taşı” seçeneğine tıklanır.
“Öğeyi Taşı” başlığı altında taşınacak grup seçilir.
İlgili gurubun seçilmesi ile formun taşıma işlemi tamamlanır. Grup üyeleri Forms uygulamasının “Grup formları” altında ilgili forma erişim sağlar.
Taşıma işlemi tamamlanan formun yanıtları grubun Sharepoint Online “Belgeler” başlığı altında Excel olarak saklanır. Varolan eski yanıtlarda bu Excel içerisinde yer alır. Yanıtları saklayan bu Excel dosyası önceden alınan yanıtları içerdiği gibi yeni yanıtları da eşitler ve burada tutar. Bu Excel dosyasının başka konuma taşınmaması gerekir. Taşınması durumunda forma gelen yeni yanıtlar eşitlenmeyecektir. Formun taşınma işleminden sonra eski formun bağlantı linki ile form çalışmaya devam eder. Eski bağlantıyı kullanan kullanıcıların yanıtları SharePoint Online’da tutulan Excel dosyasında saklanır.
Taşınan formlar Microsoft Teams uygulamasında da kullanılabilir. İlgili form Microsoft Ekipler bölümünde sekme olarak eklenebilir. Bunun için ilgili ekibe gelinir ve sekme eklemek için ilgili ekip kanalında “+” işaretine tıklanır ve Forms seçilir. Burada “Mevcut form ekle” başlığı altından ilgili form seçilir ve genel ayarları yapılandırılır.
Taşınan form Microsoft Teams uygulamasındaki “Ekipler” başlığı altında görüntülenir.
Taşınmak istenen form sahibinin hesabı yoksa formu aktarmak için genel yönetici olmalı ve Forms lisansının olması gerekir. Aynı zamanda formu aktarılacak kullanıcının silinmiş ya da devre dışı bırakılmış olması gerekir. Eğer hesap silinmiş ise 30 gün içerisinde aktarılır, devre dışı bırakılmış ve silinmemiş ise herhangi zaman sınırlaması yoktur. Tüm ön gereksinimler karşılandıktan sonra aşağıdaki bağlantı linki silinen ya da devre dışı bırakılan kullanıcı hesabına göre düzenlenerek tarayıcıda açılır.
https://forms.office.com/Pages/delegatepage.aspx?originalowner = [e-posta adresi]
[e-posta adresi] bölümüne ilgili kullanıcı mail adresi yazılır.
Aktarılacak olan forma erişim sağlandıktan sonra formda “More form actions 
” seçeneğine tıklanır ve “Taşı” seçilir. Böylelikle ilgili formda taşıma işlemi yapılır.
