Microsoft Teams Toplantılarında Anketler Yapmak

Microsoft Teams Toplantılarında Anketler Yapmak

Dijitalleşen iş hayatında kullanıcıların toplantı deneyimini arttıracak birçok teknoloji sunulmaktadır. Microsoft Teams’de bu nokta kullanıcılara ekip olarak ya da birebirde görüntülü konuşma ve aramalar yapacakları platform sunar. Toplantı sırasında kullanılabilecek ekran paylaşımı, sunum paylaşımı, beyaz tahta, tartışma odaları, yazışmalar, el kaldırma ve kayıt alma gibi birçok özellik kullanıcılara sunulur. Sunulan bu özellikler sayesinde kullanıcılar online olarak toplantı deneyimi yaşar. Kullanıcılar gerçekleştirilen toplantı bilgilerine, notlarına toplantı sonrasında erişim sağlayabilmekte ve üzerinde çalışmalar yapabilmektedir. Aynı zamanda toplantıyı organize eden kullanıcılar toplantıya dair kullanıcıları lobide bekletme, sunum yapacak kullanıcıları belirleme, katılımcıların seslerini açma özelliğini aktif etme gibi birçok toplantı ayarlarını düzenleyebilir. Bu ve buna benzer birçok özellik de gösteriyor ki Microsoft Teams kullanıcılara toplantı öncesinde katılımcıların ve toplantıya dair ayarlar, toplantı sırasında ihtiyaçları olan birçok araç ve toplantı sonrasında da toplantıya dair bilgilere erişim imkanı sunarak kullanıcılara uçtan uca online toplantı deneyimi kazandırır. Böylelikle kullanıcılar fiziksel toplantılarda kullandıkları birçok olanağa sahip olur ve işbirliği içerisinde verimli toplantılar düzenler.

Bilindiği üzere Microsoft 365 hizmetleri kendi içlerinde birbirleri ile entegre çalışan teknolojilerdir. Bu noktada Microsoft Forms ve Microsoft Teams entegrasyonu olan toplantılarda anket yapabilme yeteneği de bu entegrasyonlardan biridir. Böylelikle kullanıcılar toplantı sırasında ya da öncesinde anketler hazırlayarak kullanıcılardan geri bildirimler alabilirler. Proje hakkında yapılan bir toplantı ile ilgili hızlıca seçeneklerden oluşan bir form hazırlayıp katılımcılardan oylamaları sağlanabilir ya da eğitime katılanlara eğitim ile ilgili sorulardan oluşan formlar hazırlanabilir. Bu ve buna benzer birçok senaryo da Microsoft Forms ile Microsoft Teams entegrasyonu kullanılabilir. Kullanıcılar yapılan bu toplantılara dair formlar hazırlayarak form sonuçlarını analiz edebilirler. Aynı zamanda toplantılar hakkında bilgilendirici bilgiler toplarlar. Bu sayede toplantı verimliliğini de arttırmış olurlar.

Microsoft Teams toplantı öncesinde, sırasında ya da sonrasında anketler oluşturmak için toplantı düzenleyicileri bir sekme altında ilgili toplantıya dair anketleri oluşturur. Toplantı sırasında anket sekmesi altındaki anketleri başlatarak kullanıcıların mobil, web ya da masaüstü uygulamasından anketi görüntülemelerini sağlayabilirler. Anket başlatıldığında yani yayınlandığında kullanıcılara bildirimler gelir aynı zamanda toplantı ekranında ve toplantı sohbetinde ilgili anket açılır. İlgili anketi yanıtlayan kullanıcıların kullanıcı bilgileri istenirse anonim olarak düzenlenebilir. Böylelikle toplantı düzenleyicileri anonim anketler yapabilme olanağına da sahiptir. Anketi yanıtlayan katılımcılar sonuçları gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilir ya da kaç kişinin yanıtladığını görüntüleyebilir. Toplantılar, toplantı düzenleyen kullanıcılar tarafından kapatılana kadar katılımcılar yanıt gönderebilecektir. Toplantı düzenleyicilerin artık yanıtları kabul etmemek için formları kapatabilirler. Anket ya da form sonuçları istenirse Excel’de dışa aktarılarak detaylı olarak incelenebilir. Aynı zamanda yetkili kullanıcılar anket sonuçlarını grafiksel olarak da görüntüleyebilecektir. Sunduğu bu özellikler sayesinde katılımcılardan toplantılar ile ilgili geri bildirimler anketler sayesinde toplanır, incelenir ve sonuçlara göre iyileştirmeler yapılabilir.

Microsoft Teams toplantılarına anket eklemek için Teams uygulamasında “Takvim” bölümüne ve anket eklenecek toplantıya tıklanır. Toplantının detaylarının yer aldığı arayüzde sekme ekleme işlemi gerçekleştirilir. Bunun için “+” butonuna tıklanır.

“Sekme ekle” bölümünden sekme olarak eklenecek uygulama seçilir. Arama bölümüne eklenecek uygulama yazılır. Toplantı sırasında kullanılacak anketler, formalar için Forms seçilir.

Şekilde de görüldüğü üzere anket, test, yoklama oluşturma için kullanılan Microsoft Forms ile ilgili bilgiler görüntülenir. “Ekle” seçeneği ile “Forms” toplantıya sekme olarak eklenir.

Microsoft Forms’un Microsoft Teams toplantılarında kullanımı ile ilgili bilginin de yer aldığı arayüz görüntülenir. “Kaydet” ile Forms Teams toplantısına sekme olarak eklenir.

Microsoft Teams’deki toplantı bilgilerinin yer aldığı arayüzde “Anketler” sekmesi görüntülenir. Toplantı öncesinde, sırasında ya da sonrasında yanıtlanabilecek anketler burada görüntülenir. Aynı zamanda toplantı ile ilgili anket düzenlemek için de “Yeni Anket Oluşturma” seçeneği ile ilgili anket oluşturulur.

Microsoft Teams toplantılarında kullanılacak anketler oluşturulurken, ankette sorulacak soru ve sorunun yanıtlanması için seçenekleri yazılır. Katılımcılara sorulacak soru ve katılımcıların yanıtlayacağı seçenekler bu arayüzde tanımlanır. Seçenek eklemek için “Seçenek ekle” ile devam edilir ve kullanıcıların birden fazla yanıt seçmelerine olanak sağlayan “Birden çok yanıt” seçeneği de buradan aktif ya da pasif edilir. Oylama sonuçları kullanıcılar ile otomatik olarak paylaşılabilir, katılımcı yanıtları anonim olarak görüntülenebilir, başkalarının birlikte yazmasına izin verilebilir. Gerekli ayarlar yapıldıktan sonra “Kaydet” seçeneği ile devam edilir.

Toplantının “Anketler” sekmesinde oluşturulan anketler görüntülenir. Oluşturulan anketler taslak olarak görüntülenir. Yapılan ayarlardan anonim olup olmadığı, sonuçların paylaşılıp paylaşılmadığı bilgisi burada görüntülenir. Oluşturulan anket “Başlat” seçeneği ile katılımcılara yayınlanır. Şu andaki anket ile ilgili erişim bilgisi de burada görüntülenir. Anket ayarları da “Anketi düzenle” seçeneği ile değiştirilebilir. “Anketi sil” seçeneği ile ilgili anket silinebilir. Aynı zamanda toplantıda kullanılması için birden fazla anket oluşturulabilir. “Yeni Oluştur” ile yeni anketler/formlar eklenebilir. Yalnızca toplantı sahipleri ve sunucular anketler oluşturabilir, yönetebilir ve başlatabilir. Toplantı katılımcıları anketlere yanıt verebilir ancak onları düzenleyemez.

Toplantı sırasında, toplantıdan önce hazırlanan anketler yetkili kullanıcılar tarafından “Anketler” bölümünde görüntülenir. Anket başlatılmadan doldurmasını isteyen katılımcılar anketi görüntüleyemez. İlgili anket ile ilgili ayarlar buradaki arayüzden düzenlenebilir ya da silinebilir. Toplantı sırasında da anket oluşturmak için “Yeni Oluştur” seçeneği kullanılır. “Başlat” seçeneği ile ilgili anket katılımcıların yanıtlaması için başlatılır.

Anket yayınlandıktan sonra kullanıcılara bildirimler iletilir. Aynı zamanda Teams uygulamasında ilgili anket görüntülenir.

Aynı zamanda yayınlanan anket toplantı sohbetinde görüntülenir. Yapılan ayarlar doğrultusunda anket katılımcılarda görüntülenir. Şekilde de görüldüğü üzere kullanıcı sunulan seçenekleri yanıtlar ve anket ayarlarında sonuçların paylaştırılması seçildiği için anket sonuçları ile ilgili bilgiler de bu arayüzde görüntülenir.

Anketi düzenleme yetkisine sahip kullanıcı toplantı sırasında “Anketler” sekmesinde anketin canlı olduğunu ve sonuçları görüntüleme özelliğini görüntüler. Aynı zamanda sonuçları dışa aktarabilir. Anket ile ilgili artık yanıtlanması istenmediği durumlarda “Anket kapat” seçeneği ile anket kapatılır ve artık katılımcılar yanıtlayamaz. Aynı zamanda artık anket kullanılmayacaksa anket silinebilir. “Anketi kapat” seçeneği ile devam edilir.

Anket kapatıldıktan sonra toplantı sırasında “Anketler” bölümünde yetkili kullanıcı tarafından anketin kapalı olduğu görüntülenir. Aynı zamanda anket sonucu görüntülenir. Anket sonuçları dışa aktarılabilir, yeniden anket açılabilir ve katılımcılar yeniden anketi yanıtlayabilir veya anket silinebilir.

Aynı zamanda toplantı ile ilgili tüm anketler toplantının “Anketler” sekmesinde görüntülenir. Böylelikle toplantı öncesinde, sırasında ya da sonrasında anketler ile ilgili detayları görüntüler. Bu arayüzde de anket sonuçları dışa aktarılabilir, kapatılan anketler yeniden açılabilir, sonuçları oransal olarak görüntülenebilir, anket silinebilir.

“Sonuçları dışa aktar” seçeneği ile anket yanıtları “.xlsx” uzantılı olarak dışa aktarılır. Sonuçlar aşağıdaki gibi görüntülenir. E-mail sütunundaki bilgiler anket ayarlarından anonim olarak görüntülenecek şekilde ayarlanabilir.