Office 365 kullanıcılara ek depolama özelliği olarak Online Arşiv özelliğini sunmakta olup, kullanıcılar yüksek mail depolama olanağı sağlar. Exchange Online Yönetim Merkezi ya da Güvenlik ve Uyumluluk arayüzünden etkinleştirilen ve görüntülenen bu özellik, varsayılanda etkin değildir. Etkinleştirilmesinin ardından ise varsayılanda posta kutusunda yer alan iki yıllık maillerin online arşiv kutusuna taşınması ile bekletme ilkesi uygulanır. Firmalar varsayılan bekletme ilkesi yerine kendilerine özel bekletme kuralları da tanımlayabilir. Tanımlanan özel bekletme ilkeleri belirli kullanıcılara uygulanabilirken tüm kullanıcılara da uygulanabilir. Böylelikle firmalar özel kurallar ile online arşive taşınacak maillerin yönetimini sağlar.
Exchange Online Yönetim Merkezi’nden kullanıcıların posta kutularına erişim sağlar iken, arşiv özelliğinin de etkinleştirilmesi sağlanır. Arşiv özelliğinin aktifleştirilmesinin yanı sıra şekilde de görüldüğü üzere otomatik olarak varsayılan bekletme ilkesi kullanıcılara atanır.
Bekletme ilkeleri Exchange Yönetim Merkezi’ndeki “Uyumluluk Yönetimi” başlığında yer alır. Bekletme ilkeleri başlığı altında varsayılanda kullanıcılara atanan bekletme ilkesi yer almaktadır. Varsayılan bekletme ilkesine de tıklandığında içerisinde iki yıldan eski maillerin arşiv mail kutusuna taşınacağı ile ilgili bekletme etiketi yer alır. Buradan da anlaşılacağı üzere bekletme ilkeleri, bekletme etiketleri ile belirlenir. Bekletme etiketleri ile posta kutusundaki öğelerin arşivlenme ya da kaldırılma gibi kuralların belirlenir. Bekletme etiketlerinde belirlenen kurallar, bekletme ilkeleri ile gruplandırılır ve kullanıcılara uygulanır. Varsayılan bekletme etiketleri kullanılabileceği gibi yeni bekletme etiketleri de oluşturulur.
Bekletme ilkeleri “Uyumluluk Yönetimi” başlığında yer alır. Şekilde varsayılan bekletme etiketleri görüntülenir. Kullanıcılar buradaki bekletme etiketlerini kullanabilir ya da kendilerine özel bekletme ilkeleri oluşturabilir. Özel etiketler oluşturmak için “+” işaretine tıklanır. 3 farklı seçenek yer alır. “Posta kutusunun tamamına otomatik olarak uygulanan (varsayılan)” seçeneği ile posta kutusundaki tüm öğelere uygulanacak varsayılan ilke tanımlanır. “varsayılan bir klasöre otomatik uygulanan” seçeneği ile belirli klasöre uygulanacak kural belirlenir. “Kullanıcı tarafından öğelere ve klasörlere uygulanan (kişisel)” seçeneği ile de kullanıcıların kişisel olarak uygulayacakları kurallar tanımlanır. Örnekte varsayılan arşivleme kuralı tanımlanacağı için “posta kutusunun tamamına otomatik olarak uygulanan (varsayılan)” seçeneği ile devam edilir.
Şekilde de görüldüğü üzere bekletme etiketine isim, bekletme işlemi ve bekletme süresi tanımlanır. Bekletme işleminde yapılacak işlem tanımlanır. Arşiv ile ilgili yazılacak kural için “Arşive Taşı” seçeneği ile devam edilir. “Bekletme süresi” seçeneğinde ise ne kadar süre sonunda arşive taşınacağı belirlenir. Örnekte 1 yıldan eski maillerin taşınması ile ilgili bekletme etiketi tanımlanmıştır.
İlgili bekletme etiketinin belirlenmesinin ardından şekilde de görüldüğü üzere bekletme etiketi başlığı altında ilgili etiket görüntülenir.
Bekletme etiketinin tanımlanmasının ardından, ilgili etiketin kullanıcılara uygulanması için gerekli olan bekletme ilkesi tanımlanmalıdır. Bunun için “bekletme ilkeleri” başlığına gelinir. Yeni bekletme ilkesi için ise “+”ya tıklanır, bekletme etiketleri başlığında “+”ya tıklanır ve oluşturulan bekleme etiketi seçilir. Ardından “Tamam” seçeneğine tıklanır. Bekletme etiketinin seçilmesinin ardından bekletme ilkesine isim verilir ve 1 yıldan eski maillerin arşivlere taşınması ile ilgili oluşturulan özel bekletme ilkesi oluşturulur.
Oluşturulan bekletme ilkesinin kullanıcılara uygulanması için ilgili posta kutusunda “posta kutusu özellikleri”ne gelinir ve “bekletme ilkesi” başlığı altından oluşturulan özel bekletme ilkesi posta kutusuna tanımlanır. Akabinde arşivleme özelliği açılarak kullanıcının belirlenen kural doğrultusunda posta kutusundan arşiv kutusuna taşınması sağlanır.
