Office 365 hizmetlerinden Exchange Online ile kullanıcılar büyük boyutlu mail kutularına sahip olmanın yanı sıra arşiv posta kutuları ile de ek depolama alanlarına sahip olurlar. Arşiv posta kutularının boyutları Office 365 planlarına göre farklılık gösterebilir. Exchange Online özelliklerinin sahip olduğu limit bilgileri ile ilgili detaylı bilgiye ilgili linkten erişim sağlanır.
Ek posta kutusu özelliği sağlayan arşiv posta kutularının boyutları bazı Office 365 planlarında sınırsız olma özelliğine sahiptir. Arşiv posta kutusu özelliğinin etkinleştirilmesinin ardından kullanıcılar 100 GB ek posta kutusu depolama alanına sahip olur. 100 GB depolama alanına ulaştığında ise Microsoft ile iletişime geçilip, ek posta kutusunun arttırılması talep ediliyordu. Haliyle belirli işlemlerden sonra arşiv posta kutusunun artırımı yapılmaktaydı. Office 365’te Auto-expanding Archiving özelliği ile artık süreç değişti. Auto-expanding archiving arşiv posta kutularında sınırsız miktarda saklama alanın otomatik olarak artırımı ile Microsoft ile herhangi iletişime geçmeden efektif olarak posta kutularının kullanımı sağlanır.
Arşiv posta kutusu özelliğinin aktif edilmesi ile kullanıcıların arşiv posta kutuları 100 GB olarak oluşur. Auto-expanding archiving aktif edildiğinde Office 365 aralıklarla arşiv posta kutusunun boyutunu kontrol eder. Arşiv posta kutusu depolama alanın 90 GB sınırına ulaştığında Office 365 otomatik olarak ek depolama alanı sunar. Kullanıcıya sunulan ek depolama alanında sınıra ulaşması ile Office 365 kullanıcının arşivine otomatik olarak daha fazla alan ekler. Böylelikle auto-expanding archiving özelliğinin aktif edilmesi kullanıcıların posta kutularını dolmasına engel olacaktır. Böylelikle kullanıcılar sınırsız posta kutusuna efektif şekilde kullanırlar.
Auto-expanding archiving özelliği, kullanıcı posta kutularının yanı sıra paylaşılan posta kutularını da destekler. Ancak paylaşılan posta kutusunda arşiv posta kutusu aktif edilmeli ve Exchange Online Plan 2 veya Exchange Online Archiving özelliği de olan Exchange Online Plan 1 lisansı gerekir.
Auto-expanding archiving özelliği firmadaki herkese aktif edilebilir ya da belirli kullanıcılarda etkinleştirilebilir. Özelliğin etkinleştirilmesi için Global Administrator ya da Exchange Online’da Organization Management rolüne sahip olunmalıdır. İstenirse de özel grup oluşturulup, Mail Recipients rolü atanır ve işlemi yapacak kullanıcı üye edilir. Özellik Office 365 portalından aktif edilemez, etkinleştirilmek için PowerShell komutları kullanılmalıdır.
Firmadaki tüm kullanıcılarda yani kuruluş bazında bu özelliğin aktif edilmesi kullanılması gereken PowerShell komutu aşağıdaki gibidir. Bu komut çalıştırılmadan önce PowerShell ile Exchange Online’a bağlantı sağlanmalıdır. Kuruluş bazında özelliğin etkinleştirilmesi ile varolan kullanıcıların ve yeni kullanıcıların arşiv kutularında auto-expanding archiving özelliği aktif kullanılır.
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive
Kuruluş bazında aktif edildiğini doğrulamak için ise aşağıdaki komut kullanılmalıdır:
Get-OrganizationConfig | FL AutoExpandingArchiveEnabled
Kullanıcı bazında auto-expanding archiving özelliğin aktif edilmesi için aşağıdaki PowerShell komutu kullanılır. Bu komut çalıştırılmadan önce PowerShell ile Exchange Online’a bağlantı sağlanmalıdır.
Enable-Mailbox <user mailbox> -AutoExpandingArchive
Kullanıcı bazında özelliğin etkinleştirildiğini doğrulamak için ise aşağıdaki komut kullanılır:
Get-Mailbox <user mailbox> | FL AutoExpandingArchiveEnabled
Auto-expanding archiving özelliği etkinleştirilmeden önce kullanıcının online arşiv posta kutusu açılmalıdır. Etkinleştirildikten sonra, arşiv posta kutusu (Kurtarılamayan Öğeler klasörü dahil olmak üzere) 90 GB’a ulaştığında arşiv posta kutusu auto-expanding archiving özelliğine dönüşür. Ek depolama alanının hazırlanması 30 güne kadar sürebilir. Otomatik olarak genişleyen arşivlemeyi açtıktan sonra kapatılamaz.
Detaylı bilgi için linki tıklayınız.
