OneDrive “Dosya İste” (Request File) Özelliği
Microsoft 365, OneDrive ile kullanıcılara büyük depolama alanı sunmanın yanında birlikte çalışabilme, doküman paylaşımı ve yönetimi ile ilgili birçok özellik sunar. Böylelikle kullanıcılara uçtan uca doküman yönetimine deneyimi yaşatırken, paralelinde yeni özellikleri de geliştirirler. “Dosya İste” özelliği de SharePoint Conference 2019’da duyurduğu özelliklerden biri olup, Microsoft 3365 portallarında yerini almıştır. OneDrive “Dosya İste”, kullanıcıların güvenli ve kolay yolla başkalarından belge almak için kullanabilecekleri özelliktir. “Dosya İste” özelliği ile kullanıcılar, şirket içerisinden ya da şirket dışarısındaki kullanıcılardan dosya talebinde bulunur ve belirledikleri klasörlere bu kullanıcıların ilgili dosyayı yüklemelerini sağlar. Dosyaları talep edilen kullanıcılar klasörde ne olduğunu göremez, yalnızca dosyayı yükleme özelliğini kullanır. Şirket içerisinden ya da şirket dışarısından herhangi kullanıcıdan dosya istenebilir ve bu kullanıcıların OneDrive’a sahip olmaları gerekmez. Dosya talep edilen kullanıcı yalnızca dosyaları yükleyebilir, OneDrive görüntüleme ya da düzenleme yetkisi yoktur. Çalışılan firmalardan teklif belgeleri, projelerdeki danışmanlardan proje dokümanları gibi birçok senaryoda kullanıcıların işini kolaylaştıracak olan bu özellik veri güvenliği perspektifinden OneDrive’a dosya yüklenmesini sağlayacaktır.
“Dosya İste” Özelliğinin Kullanımı
OneDrive’daki “Dosya İste” özelliği için SharePoint Yönetim Merkezi’ndeki yetkilerin ve ayarların kontrol edilmesi, gerekirse ilgili yetkilerin ve ayarların yapılandırılması gerekmektedir. Bunun için SharePoint Yönetim Merkezi’ndeki “İlkeler” başlığı altındaki “Paylaşım”a tıklanır. “İçerik şunlarla paylaşılabilir” başlığı altından “Herkes” seçilerek kullanıcıların, oturum açmayı gereksinimi olmadan bağlantıları kullanarak dosya ve/veya klasörleri paylaşmalarına izin verilir. Aynı zamanda “Herkes bağlantıları için izinleri ve süre sonu seçeneklerini seçin” bölümünde “Klasörler” ile ilgili karşıya dosya yüklenmesine de izin verilmelidir.
İlgili ayarların yapılandırılmasının ardından kullanıcılar Microsoft 365 portalından OneDrive arayüzüne erişir ve “Dosya İste” özelliğini kullanır. Belgelerin saklanacağı klasör seçilir ve şekilde de görüldüğü üzere “Dosya İste” seçeneğine tıklanır.
Şekilde de görüldüğü üzere “Dosya İste” başlığı altında hangi dosyanın istenildiğine dair bilgi girilir. Kullanıcılar bu istek adını görecek ve dosyalarını yükleyeceklerdir.
“Dosya isteği gönder” bölümünde kullanıcıların dosya yüklemek için kullanacakları bağlantı linki görüntülenir. Bu bağlantı kullanıcılara bu arayüzden e-posta gönder ile iletilebileceği gibi farklı iletişim kanalları ile de iletilebilir. Bu arayüzde dosya talep edilen mail adresi ile beraber iletide görüntülenecek bir yazı da eklenebilir. İlgili ayarların yapılmasının ardından “Gönder” seçeneğine tıklanır.
“Gönder” seçeneğine tıklanması ile dosya isteği oluşturulur.
İlgili dosya isteği ile ilgili adımlar tamamlandıktan ve dosya isteği sırasında bir e-posta girilmesi durumunda dosya talep edilen kullanıcıya e-posta iletilir. Bu e-posta içerisinde dosya isteği sırasında oluşturulan ayarlar görüntülenir. Kullanıcı “Dosyaları Karşıya Yükle” seçeneği ile ilgili klasöre dosya yükleme işlemine başlar. Dosya isteğine ait bağlantı linki farklı kanallar ile de iletilebilirdi bu durumlarda ilgili linke tıklanması yeterlidir. Görüldüğü üzere klasördeki diğer içerikler görüntülenemez, düzenlenemez veya dosyaların kimlerin yükleyebileceği görünemez.
Şekilde de görüldüğü üzere kullanıcının istediği dosya isminin görüntülendiği arayüz kullanıcıları karşılar. “Dosyaları seç” ile yüklenecek dosyalar seçilir.
İlgili dosya seçildikten sonra kullanıcı oturumu açmadıysa, dosya talebinde bulunan kullanıcının karşıya yüklenen dosyaları kimin yüklediğini anlaması ve farklı dosyalarla karıştırmaması için kullanıcının adını ve soyadını eklemesi istenir. Burada girilen bilgilerde herhangi kimlik doğrulaması gerçekleştirilmez. “Karşıya yükle” seçeneği ile devam edilir.
İlgili dosyanın boyutu, internet hızı gibi parametrelere bağlı olarak dosya yükleme işleminin süresi değişecektir. İlgili dosya ya da dosyalar başarılı yüklendikten sonra dosya/dosyaların karşıya yüklendiğine dair bilgilendirme ekranı kullanıcıları karşılar.
Şekilde de görüldüğü üzere ilgili dosya başarılı şekilde ilgili klasöre yüklenmiştir. Dosya isminin başında girilen kullanıcı bilgileri de eklenmiştir.
“Dosya İste” Özelliğini Klasörler Durdurma
“Dosya İste” özelliği kullanılan klasörlerde ilgili işlemler tamamlandıktan sonra dosya isteği bağlantısı silinerek dosya isteği durdurulmak istenebilir. İlgili bağlantı silindikten sonra kullanıcılar İlgili klasöre dosya yükleyemez, yüklemek istediklerinde hata alırlar.
“Dosya İste” özelliğini ilgili klasörde durdurmak için klasör seçilir ve “Erişimi Yönet” arayüzüne gelinir. Şekilde de görüldüğü üzere ilgili arayüzde dosya isteği için oluşturulan bağlantı linki görüntülenmektedir. İlgili linki silmek için “…” seçeneğine tıklanır.
Dosya istemek için oluşturulan linkin silinmesi için “X” işaretine tıklanır ve dosya isteme özelliği ilgili klasör için durdurulur. İstenirse sonra yeniden ilgili klasörde “Dosya İste” özelliği ilgili adımlar uygulanarak kullanılır.
Şekilde de görüldüğü üzere dosya istemeyi durdurduktan sonra daha önce dosya istemek için kullanılan linke kullanıcılar tıkladıklarında hata ekranı ile karşılaşır.
