OneDrive ve SharePoint’te Depolanan Belgelerin Yorum Bildirimleri
Microsoft 365 hizmetlerinden OneDrive ile kullanıcılar belgelerini depolayabilir, paylaşarak beraber çalışma platformuna sahip olabilir ve belgelerini uçtan uca yönetebilir. Sunduğu özellikler sayesinde kullanıcılar tarafından proaktif şekilde kullanılan OneDrive hizmeti de diğer bulut teknolojileri gibi günden güne yeni özellikleri kullanıcılara sunar.
OneDrive veya SharePoint içerisinde depolanan belgelerin en önemli özelliklerinden biri de beraber çalışma özelliğidir. Böylelikle kullanıcılar yapılan her değişiklik sonrası birbirlerine güncel belgeleri iletmektense tek noktadan en güncel versiyonları ile çalışma olanağına sahip olur. Kullanıcılara sunulan bu özelliğin yanı sıra beraber çalışmalarında iş verimliliğini arttıracak kolaylıklarda sunulur. Bu özelliklerden biri de beraber çalışılan ve OneDrive veya SharePoint’te oluşturulan veya yüklenen Word, Excel, PowerPoint veya desteklenen bir dosya türüne yetkisi olan bir kullanıcı yorum bıraktığında dosyayı yükleyen veya oluşturan kullanıcıya e-posta bildiriminin iletilmesidir. Böylelikle kullanıcılar bu bildirimler ile güncel yorumdan haberdar olacak ve takip edebilecektir. Bu özelliğin kullanılması için öncelikle OneDrive ya da SharePoint’te depolanan belge üzerinde kullanıcıların yetkilerinin tanımlanmasıdır. Böylelikle kullanıcılar ilgili belgeye erişim sağlayabilecek ve yetkileri doğrultusunda yorum yapabileceklerdir. Şekilde de görüldüğü üzere örnek dosyada gerekli yetkiler kullanıcıya tanımlanmıştır. “Erişimi Yönet” bölümünden yetkiler kontrol edilir.
Yetkili kullanıcı tarafından belge açılır ve yorum girilir.
Yetkili kullanıcı tarafından girilen yorum ve detayları, OneDrive ya da SharePoint’te belgeyi oluşturan ya da OneDrive ya da SharePoint’e belgeyi yükleyen kullanıcıya e-posta bildirimi iletilir. Şekilde de görüldüğü üzere kullanıcıların eklediği yorumlar e-posta bildiriminde görüntülenir. “Yorum ekle” seçeneği ile e-posta üzerinden yeni yorum eklenebilir ya da “Açıklamaya git” seçeneği ile ilgili yapılan yorum belge üzerinde görüntülenebilir.
Kullanıcılar kimi zaman sıklıkla alınan e-posta bildirimlerinden baskı altında hissedebilir ve verimliliklerini engellenebilir. Bu ihtiyacı dengelemek adına OneDrive ya da SharePoint’te depolanan istenilen belgelerdeki yorum bildirimlerini kapatabilir. Bunun için yorum ile gelen e-posta bildiriminin altında yer alan “Bu dosya ile ilgili bildirimler” seçeneğinin kapatılması gerekir.
29
