Verimlilik Puanı – Part I

111

 

Verimlilik Puanı

Dijital dönüşüm temelde hızla değişen güncel teknolojilerle iş hayatındaki ihtiyaçlara çözümler bulunmasıdır. Dijitalleşme ile iş hayatında bilginin önemi ve bilgilerin teknolojilerle entegre edilerek iş süreçlerine yansıtılması konuları gündeme gelmiştir. Böylelikle firmalar dijitalleşen dünyaya uyum sağlayarak çalışma kültürlerini geliştirmekte ve değiştirmektedir.  Güncel teknolojileri takip etmek, iş hayatındaki sorunları ya da süreçleri anlayarak teknolojileri süreçlerle entegre etmek en önemli konulardan biridir. Doğru mimarilerle dijitalleşen dünyada yer almak verimliliği arttırırken, maddi, zaman gibi konularda da tasarruf sağlar. İş dünyasının olmazsa olmaz rekabeti göz önünde bulundurulduğunda ise firmaları önemli ölçüde öne geçiren bir süreçtir.

Dijitalleşme firmalar açısından yolculuk olarak düşünülebilir. Teknoloji ile iş hayatının iç içe girdiği bu süreçte gereksinimleri anlamak, gereksinimler doğrultusunda teknolojinin getirdiği özellikleri kullanmak ve iş süreçlerine, akışlarına entegre edebilmek, güvenlik perspektifinden değerlendirmek, nihai sonucu kullanıcı deneyimine sunmak gibi her firmaya ve her gereksinime özgü adım adım yol alınan bir yolculuktur. Bu yolculuktaki en önemli konulardan biri de son kullanıcıların sunulan teknolojilere adaptasyonudur. Yapılan çalışmaların kullanılması ve kullanıcılar tarafından benimsenmesi için birçok yöntem vardır. Kullanıcıların ihtiyaçlarına ne noktalarda dokunulduğunu ve sağlayacağı avantajları doğru şekilde aktarmak gerekir. Kullanıcıların teknolojileri kullanması ile beraber monitörleme, raporlama ve analiz süreci başlar varsa yeni özellikler veya iyileştirilmesi gereken noktalar, bunların adapte edilmesi ve entegre edilmesi gibi operasyonel süreçler ile yolculuk devam eder. Görüldüğü üzere dijitalleşme temelde firmaların çalışma kültürlerini teknolojilerle adapte ettikleri uzun bir yolculuktur.

Microsoft 365, Office uygulamalarını ve akıllı bulut hizmetlerini barındıran verimliliği ve üretkenliği arttıran güvenli bulut platformudur. Microsoft 365 hizmetleri kullanıcılara iş hayatında üretken çözümler sunarken firmaların dijital dönüşümlerinde önemli role sahiptir. Microsoft 365 içerisinde birçok hizmet vardır ve aboneliklere göre sunulan hizmetler ve özellikler farklılık gösterir. Office uygulamaları günlük iş hayatımızın vazgeçilmez uygulamalarındandır. Microsoft 365 Uygulamaları ile Word, Excel, PowerPoint gibi Office uygulamalarını kullanabilirken, sunduğu özellikler ile iş birliği içerisinde de çalışabilmektedir. Exchange Online ile merkezi olarak e-postalara, takvime ve kişilere erişim sağlamanın yanı sıra bulut teknolojisinin sağladığı özellikler ile düzenli çalışma ve zamanı yönetme imkanına sahip olunur. Microsoft Teams ile sohbet etme, arama ya da görüntülü görüşme, çevrimiçi toplantılar düzenleme, ekip olarak çalışma platformu, belgeler üzerinde iş birliği içerisinde çalışabilme, farklı uygulamalara tek noktadan erişebilme özelliklerine sahip olunur.  Bu sayede kullanıcılar hub uygulama olan Teams üzerinden günlük iş hayatlarında kullandıkları ve ihtiyaçları olan uygulamalara tek noktadan erişim sağlar ve kullanır. SharePoint Online ile merkezi belge yönetimi yapabilir aynı zamanda kurumsal intranetlerini kurgulayabilirler. Yammer ile kurumsal sosyal ağlar üzerinden bağlantı ve erişim sağlarlar. Belgeler günlük iş hayatının vazgeçilmezleri arasındadır. Bireysel çalışmalara dair belgelerin saklanabildiği ve yönetilebilindiği OneDrive İş’in yanı sıra SharePoint Online ile ekip olarak belge yönetimi yapılabilir. Akıllı video içerikleri için Stream, form ve anket ihtiyaçlarında Microsoft Forms, interaktif online sunumlar için Sway, listeler oluşturmak için Microsoft Lists uygulamaları kullanılır. Aynı zamanda ekiplerin görev yönetimini yapabildikleri Planner, kolay ve hızlı şekilde mobil uygulama geliştirme imkanı sağlayan PowerApps, Microsoft 365 hizmetleri ve farklı uygulamalarla otomasyonlar yapılmasına olanak sağlayan Power Automate gibi birçok iş verimliliğini sağlayan ve iş süreçlerini otomatikleştiren hizmetler de Microsoft 365 ile kullanıcılara sunulur. Gelişmiş analitik özelliklerini kullanarak Power BI ile verinin bilgiye dönüştüğü raporlar hazırlanır. Microsoft 365 sunduğu hizmetlerde kimlik ve erişim yönetimi, tehdit koruması, bilgi koruması, güvenlik yönetimi, uyumluluk yönetimi ile ilgili fonksiyonları sunar. Sunduğu fonksiyonlarla Microsoft 365, güvenlik perspektifinden kullanıcıların, cihazların, uygulamalar ve veriler arasında güvenli erişim sağlar.

Microsoft 365 sunduğu çözümlerle temelde firmaların dijital dönüşümünde etkin rol oynayan teknolojidir. Firmalar Microsoft 365 hizmetlerini firma kültürüne uygun entegre ederler. Microsoft 365 hizmetleri kullanıldıkça İş verimliliğini, üretkenliği arttırmasının yanı sıra ekip olarak iş birliği içerisinde çalışma platformuna da kullanıcılar her yerden herhangi zamanda erişebilecektir. Microsoft 365 teknolojileri kullanıldıkça firmaya katma değer katacaktır. Haliyle kullanıcıya sunulduktan sonra kullanıcıların Microsoft 365 teknolojilerine adaptasyonunun sağlanması önemlidir. Bu konuda eğitimler verilebilir, kaynaklar paylaşılabilir veya business case gibi çalışmalar yapılmasının yanı sıra kullanım analizlerinin yer aldığı raporlar da takip edilebilir.

Microsoft, Verimlilik Puanı ile Microsoft 365 hizmetlerinin nasıl kullanıldığını ve onu destekleyen teknoloji deneyimlerine ilişkin öngörülerle firmaları dijital dönüşümlerinde arayüz sunar. Microsoft Verimlilik Puanı, kullanıcıların teknolojilerle deneyimlerine dair ölçümleri ve benzer büyüklükteki firmaların karşılaştırmalarını gösteren ölçümlerdir. Böylelikle Bilgi Teknolojileri çalışanları firma durumundaki kullanıcı deneyimine dair fikir sahibi olurken, benzer firmalardaki kullanım durumları ile karşılaştırmalar yapabilir. Bu konuda aksiyon planları oluşturarak dijital dönüşümde kullanıcı deneyimini desteklerler. Bu ölçümler sayesinde firmalar dijital dönüşüm yolculuğunda bulundukları noktayı da analiz ederler. Aynı zamanda Microsoft 365 hizmetlerinin verimli kullanımına dair önerilen aksiyonları da kullanıcılara sunar. Temelde Verimlilik Puanı kişi deneyimlerine ve teknoloji deneyimlerine ilişkin metriklerde, öngörülerde ve önerilerde bulunur. Kişisel deneyimleri içerisinde iletişim, toplantılar, içerik işbirliği, ekip çalışması, mobil kullanımı ile ilgili bilgiler, Teknoloji deneyimleri ise uç nokta analizi ve ağ bağlantısı ile ilgili bilgiler yer alır. Kişi deneyimleri verileri için Microsoft 365 Business ya da Office 365 Enterprise aboneliklerine ihtiyaç vardır. Uç nokta analizi için ise firmaların cihazları ve uygulamaları yöneterek veri güvenliklerini sağladıkları Microsoft Intune’un aboneliklere eklenmesi gerekir. Verimlilik Puanı, kişisel ve teknoloji deneyimlerindeki kategorilerdeki puanlarının toplamından oluşur. Her kategori 100 puana sahiptir ve olası en yüksek Verimlilik Puanı kategorilerin toplam puanından oluşur. Verimlilik Puanı’nda Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Yammer ve Skype verileri hesaplanır. Bu veriler günlük olarak güncellenir ve son 28 günün verilerini yansıtır. Bu hesaplamalar ve veriler göz önünde bulundurulduğunda unutulmaması gereken noktalardan biri de Microsoft’un bireysel gizliliği korumayı taahhüt etmesidir. Temelde buradaki hedef firmaların dijital dönüşümlerindeki yolculuklarında bulundukları ve iyileştirebilecekleri noktalardır.

Microsoft 365 Admin Center’daki “Raporlar” bölümünün altındaki “Verimlilik Puanı”na tıklanarak ilgili verilere erişilir. Şekilde de görüldüğü üzere Verimlilik Puanı’nda kişi deneyimi ve teknoloji deneyimi olmak üzere iki ana başlık her başlık altında da o başlık ile ilgili kategoriler yer alır. Her kategorinin kendine özel grafikleri vardır. Bu grafiklerde firmaların kendi durumları ve benzer firmalardaki karşılaştırmalar yer alır. Her kategorinin detaylı bilgisine üzerine tıklanılarak erişim sağlanır.

 

 

 

Sağ bölümdeki “Kuruluşunuzun puanı” bölümünde firmanın puanı yüzde olarak görüntülenir. Aynı zamanda “Toplam puan” bölümünde firmanın en yüksek puan üzerinden aldığı puanı görüntülenir ve benzer firmaların için referans noktası görüntülenmektedir. “Puan bileşenleri” bölümünde alınan toplam puanın kişisel ve teknoloji deneyimlerinin kırılımlarına göre alınan puanları görüntülenir.

“Kuruluşunuzun puanının nasıl hesaplandığı hakkında bilgi edinin”e tıklandığında ise firmanın genel puanının yüzde ve toplam değeri görüntülenmesinin yanı sıra, kişisel ve teknoloji deneyimleri ve her kategoriden alınan puanlar görüntülenir. Böylelikle her kategoriden alınan puanların toplamında da firmanın genel puanı hesaplanmış olunur.

 

 

 

“Kuruluşunuzun puan geçmişi” bölümünde tarih bazlı firmanın geçmişteki puanları toplam üretkenlik, kişi deneyimleri puanı ve teknoloji deneyimleri puanı olarak görüntülenir.  Böylelikle firmalar önerilen aksiyonları aldıklarında yapılan iyileştirmeleri geçmiş ile karşılaştırmış olurlar. Grup düzeyinde bu verilere erişmek için “Grup düzeyinde analiz” bölümü etkinleştirilir. Varsayılanda bu ayar etkin değildir.

 

CEVAP VER

Yorumunuzu girin !
İsminizi girin